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会议预约管理系统有效提高会议执行效率

时间:2019-01-24 作者:必赢亚洲手机版入口 浏览:
 
  为了进一步的简化会议室资源的管理,提高资源使用效率,避免会议资源的浪费或冲突,降低会议设备操作的复杂性,会议室智能预约管理系统解决这些问题。用户只需要通过互联网即可随时在线了解每个会议室的当前资源状态和预约情况,并在线可视化预约会议室,添加与会人员,自动邮件发送会议资料,同时可把预约情况实时更新到会议室门口显示屏幕。 提高会议室使用率,优化会议流程,节省会议组织者和与会者的时间。同时还可自动管理会议室门锁以及会议室灯光、设备等,不再需要任何人为操作。
  
  系统平台包括:会议室预约管理系统;数据库服务器;会议信息发布系统;会议信息发布客户端软件;及会议信息发布屏幕几个部分。利用IE浏览器进行PC端管理操作与在线查询预约,同时支持手机等移动终端的查询预约会议室。
  
  自动邮件、短信通知:
  
  会议室智能预约管理系统与网络移动技术充分结合,实现了一旦会议确认召开,就会提前自动向与会人员进行短信、邮件的通知和提醒,以免造成缺席、迟到等现象,进而有效地提高会议的执行效率。
 
会议预约
  
  便捷的会议室资源管理:
  
  按用户需求设定每间会议室的对应预订人群,对应审批方式和对应审批人员。
  
  对会议室内部资源的详细信息,目前状态,维修记录等进行系统化管理,并按需查询、提交和通知会议所需内部资源以及额外资源。
  
  管理员具有对会议室统一调配功能,可根据实际需要进行紧急退订调整。预订人员也可以在会议开始前一定时间段内灵活地根据实际情况变化进行会议取消。