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智能工位管理是企业中重要的一环

时间:2018-12-05 作者:必赢亚洲手机版入口 浏览:
 
“永远让公司的员工,能坐在合适的地方”这句话既简单,又不那么简单。工位管理是行政工作很重要的一块。因为工位在大家的眼里,既是私人领地,又是各个团队聚集地,于是对智能办公行政来说,工位没安排好,可能就会影响接下来所有工作的推进。不仅如此,在快速扩张的公司,工位管理如何才能应对激增的员工数量?工位不够而在会议室、楼道办公的例子绝不少见。
 
如果对公司需求、员工需求把握不当,安排好的工位可能变成一个“不定时炸弹”,随时可能爆炸哦!今天我们就来当“拆弹部队”,快恶补一下关于工位管理的小重点!
 
1.工位分区的规划
 
分区规划要充分考虑到各部门的工作特殊性及相互之间的配合紧密度。比如,财务部就不适合放在前台附近或者人员往来比较频繁的区域。行政部、人力资源部这样的职能部门可能就需要放在比较方便服务全公司员工的区域。有的公司还会在最方便的区域设置行政人事的服务窗口,方便员工进行业务办理。另外,互联网公司有技术部与产品部、运营部,或者其他配合比较紧密的部门,在工位规划上,也需要考虑把他们放在相近的区域,方便沟通。
 
2.开放式办公区域的动线设计
 
智能办公
 
办公室动线设计是工位区域舒适的关键,只要是参与过办公室装修设计的小伙伴,都不会对动线这个词陌生,用最简单的话来说,就是智能办公空间中各类角色的行动路线。我们需要重点关注的是:只有动线规划得越合理,区分员工与访客不同的行进路线,做到内外有别,员工的工位区域才会越舒适。员工动线与访客动线交叉越少,越不容易受访客的到来影响正常工作,从而让员工专注工作保持高效。
 
3.特殊群体的需求
 
办公室工位或开放、或私密,后续人员的分配大概是情商智商都要高的行政才能做好的事。
 
a.高管工位
 
有喜欢坐在员工左右的乔布斯,就有必须单独一间办公室的高管大大。不同的高管,有着不同的办公习惯。商务洽谈空间、物品文件多少、决策环境安静与否、日常办公习惯都因人而异。
 
b.技术工位
 
技术部门不仅在单片区域会单独集中在一起,有时候技术团队甚至会独占一个楼层,并且闲人免进。
 
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一定的工位空置率,更能从容解决员工激增的问题每当公司发展扩招的时候,工位永远不够,此时的行政就像热锅上的蚂蚁,急的满城找办公室。
 
有没有什么能够提前稍微给我们行政提个醒?工位空置率,就是工位这颗”定时炸弹“的秒表。在人员变动频繁时期,想要提高行政对工位的管理效率,可以这样做:
 
1.根据HeadCount设置工位空置率预警值
 
a.如果是快速发展期,要设定一个合理的“工位空置率危险值”,如30%,一旦空置率低于30%时,务必要启动现址改造、扩租或换租的方案制定和报批,确保在人员到岗前有工位资源保障办公需要。
 
d. 如果是平稳发展期,要设定一个合理的“工位空置率最高值”,如20%,一旦空置率达到20%时,说明工位有没必要的空置和浪费,应该采取合并办公、部分退租等动作,为企业节省不必要的开支;或者进行现址改造,把空置区改造成员工需要的会议室和活动空间。
 
c. 如果是减员缩编期,要根据缩编比例数据及时启动退租或部分退租等流程。
 
2.人员配置计划(HeadCount)数据
 
智能办公
 
通过HR及各业务线的最高负责人,提前了解公司未来半年至一年的人员配置计划(HeadCount)数据。
 
关注公司目前及未来一年到两年的人员增长趋势是怎样的?
 
a.快速发展期,预计每年增长百分之多少?比如20%-30%
 
b.平稳发展期,预计每年是零增长还是少量增长?比如0%-15%
 
c.减员缩编期,预计每年的减员缩编比例5%-15%;
 
Tips:工位空置率= 未使用的工位数/工位总数。
 
举个例子:一家企业,工位总数为300个,已使用260个,工位空置率则达约13.3%,如果此时公司在快速发展期,要扩招100人,还等什么,赶紧对接HR了解人员配置计划后,租楼去!
 
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智能工位管理为行政减负
 
划定工位区域、设定工位控制预警,但办公楼面积一大,工位使用还会遇到许多问题:随便换座位不申请,找不到人,空置率线下不好统计等等尤其近几年开放式办公空间、共享工位开始大火,是否有一些智能工位管理系统为行政减负呢?
 
关于智能工位管理,对于行政工作还是比较有帮助的:
 
1.大面积的办公空间,工位地图导引能够提升人员之间沟通的效率,除了基础的楼层平面图,有技术条件还能做在线版,实时更新。
 
2.将线下的工位状态,搬至线上智能工位管理系统。除了数据的收集,也有利于日常服务的跟踪。
 
3.智能工位系统让工位轻量化,能更高效的提高办公空间利用率。
 
工位不够,不一定要按传统的做法给每一个人增加一个工位。经过数据跟踪评估你的公司人员运行情况,评估后条件允许的情况下,通过设计智能工位管理系统的介入,可以让有限的办公室空间服务更多的员工。